Recruiting-Prozesse optimieren, Top-Talente ansprechen und diese überzeugen: Im heutigen Recruiting-Alltag dreht sich alles um unsere Kandidaten und die Candidate Experience. Daher diskutieren wir in diesem Blogbeitrag die alles entscheidende Frage im Recruiting:

Wie erziele ich die beste Candidate Experience für meine Kandidaten?

Bevor wir zum Eingemachten kommen, gehen wir kurz auf die grundlegenden Fragen zur Candidate Experience ein. Was, warum und wie Candidate Experience?

Was war nochmal die Candidate Experience?

Ganz simpel gesagt, beschreibt die Candidate Experience sämtliche Eindrücke und Erfahrungen, die ein Bewerber von einem Unternehmen bekommt.

Dies beginnt mit der ersten gesehenen Werbeanzeige des Unternehmens und endet, wenn der mittlerweile eingestellte Kandidat selbstständig im Unternehmen arbeiten kann.

Für manche Recruiter oder Unternehmen geht die Candidate Experience sogar bis zu dem Punkt, an dem ein Mitarbeiter das Unternehmen bereits verlassen hat. In diesem Fall ist die Candidate Experience fundamentaler Bestandteil des Unternehmensimage.

Was umfasst die Candidate Experience?

Wie eben angedeutet umfasst sie den gesamten Prozess vom ersten Berührungspunkt mit dem Unternehmen bis zum selbstständigen Arbeiten oder sogar bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen.

Wie sehen die Prozessschritte im Detail aus?

Anbahnungsphase

Der erste Kontakt beginnt, wenn ein potenzieller Kandidat das erste Mal von einem Unternehmen Notiz nimmt. Das kann eine Anzeige in Internet sein, ein Gespräch auf einer Jobmesse sein oder innerhalb einer Unterhaltung z. B. mit einem Freund geschehen. Haben Sie bereits eine positive Candidate Experience oder ein gutes Unternehmensimage, wird der Erstkontakt positiv genug sein, damit der Kandidat Interesse in dem Unternehmen findet.

Bewerbungsphase

Nun besucht der Kandidat in der Regel die Website des Unternehmens, informiert sich über Produkte und Prozesse und schaut sich den Karrierebereich an. Dabei bedarf es einfach zu erreichender Informationen, um die Neugier zu befriedigen. Die Inhalte müssen natürlich den Fähigkeiten des jeweiligen Kandidaten entsprechen, um für ihn relevant zu sein. Insgesamt sollte er auf professionell und einheitlich gestaltete Inhalte treffen.

Die Neugier befriedigt, die Erwartungen bestätigt – es kommt zur Bewerbung  

Hat sich der bisherige Prozess unkompliziert und den Erwartungen entsprechend gestaltet, erfolgt die Bewerbung auf eine Stelle. Der einfache Umgang mit den Bewerbungs-Formularen führt zu einer weiterhin positiven Candidate Experience.  Die Online-Formulare sollten benutzerfreundlich gestaltet sein, der Upload von Dokumenten problemlos funktionieren und die Bestätigungsmail freundlich und einladend klingen. Der Kandidat sollte sich bestätigt fühlen, dass er das richtige Unternehmen gefunden hat.

Auswahlphase

In dieser Phase finden Bewerbungsgespräche statt, der Kandidat besucht das Unternehmen und es erfolgt eine Gestaltung des Auswahlprozesses sowie die Kommunikation im Nachgang. Der Kandidat hat nun erstmals direkten Kontakt mit Vertretern der Unternehmenskultur. Idealerweise hat sich durch die bisherigen Erfahrungen aus der Distanz ein positives Bild aufgebaut, das der Kandidat nun mit den realen Erfahrungen abgleicht.

Stellen Sie konkrete Fragen, um den Cultural Fit zu überprüfen – nutzen Sie hierzu einen Fragenkatalog.

Einführungsphase

Die Willkommenskultur, die den Kandidaten angezogen hat, sollte nicht abrupt nach der Zusage enden, da sie ein wichtiges Entscheidungskriterium war. Nach einer erfolgreichen Bewerbung sollte nahtlos ein sanfter Einführungsprozess folgen, der dem Kandidaten den Start im Unternehmen erleichtert. Fehlt diese Unterstützung, entsteht schnell der Eindruck, dass der freundliche Umgang in der Bewerbungsphase lediglich ein Mittel des Recruitings war und nicht im Unternehmen gelebt wird.

Bindungsphase

Die Candidate Experience mündet erst dann in die Employer Experience, wenn sich der neue Mitarbeiter nicht mehr als Außenseiter, sondern als integraler Bestandteil des Unternehmens fühlt. Bis zu diesem Punkt besteht die erhöhte Gefahr, dass Mitarbeiter aufgrund mangelnder Integration frühzeitig das Unternehmen wieder verlassen. Daher sollten Unternehmen Strukturen entwickeln, um zu überprüfen, ob der Einführungsprozess für alle Neuzugänge erfolgreich verläuft.

3 Regeln für eine verbesserte Candidate Experience 

Eine positive Candidate Experience ist das A und O im Recruiting-Prozess. Doch in der Realität sieht das oftmals anders aus. Bei den unzähligen Schritten, die Bewerbungsprozesse heutzutage erfordern, kann sich die kurzzeitige Euphorie über die gefundene Position seitens der Kandidaten schnell in Frustration verwandeln. Denn versetzt man sich in die Lage eines Kandidaten, wird eines klar: Zu lange Prozesse, zu wenig Details oder unklare Formulierungen erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Kandidaten den Bewerbungsprozess vorzeitig abbrechen. Dabei wünschen sich 4 von 10 Kandidaten benutzerfreundlichere Bewerbungsprozesse! Aber wie sollten Recruiter diese gestalten, um potentielle Bewerber für sich zu gewinnen?

Der erste Eindruck zählt!

Das Design und damit eine ausdrucksstarke Arbeitgebermarke spielen nach wie vor eine große Rolle bei der Entscheidung für einen neuen Arbeitgeber. Stellen Sie sich vor, Sie würden auf einer Karriereseite unstimmige Farben, Formen und Strukturen vorfinden. Höchstwahrscheinlich würden Sie sich dreimal überlegen, ob Sie hier den Aufwand für eine Bewerbung tätigen. Dann bewerben Sie sich doch lieber bei dem Unternehmen mit dem soliden, einheitlichen Look-and-Feel. Genau so geht es dem Großteil aller Bewerber. Denn ein einheitliches und harmonisches Corporate Design sticht aus der Masse hervor und steigert die Chancen, mehr Bewerbungen zu erhalten. Dadurch verbessern Sie schlussendlich Ihre Candidate Experience. 

Schlanke Prozesse machen das Leben leichter – für beide Seiten

Zu lange Bewerbungsprozesse können für Kandidaten abschreckend und frustrierend sein. Denn meistens legen die Kandidaten Wert darauf, ihre Bewerbungsunterlagen online, schnell und einfach einzureichen. Doch wer seine Bewerber etwa dazu zwingt, sich im Vorfeld über das Bewerbermanagementsystem zu registrieren oder unzählige Felder auszufüllen, handelt wenig im Interesse des Kandidaten. Laut einer Studie zur Candidate Journey erwarten 31 % der befragten Kandidaten, dass die Einreichung der Bewerbungsunterlagen nicht länger als 10 Minuten dauern sollte. Und weitere 54 % würden sich über schlankere Prozesse freuen. Deshalb sollten Recruiter darauf achten, die Schritte im Recruiting-Prozess auf das Nötigste zu beschränken. So können sie sich selbst nicht nur Zeit sparen, sondern machen es auch dem Bewerber einfach. In Summe erzielen Sie so mehr Bewerbungen und steigern die Candidate Experience.

Knackige Texte verhindern Missverständnisse

Bis zu 40 % der potenziellen Bewerber bewerben sich nicht, wenn sie den Jobtitel unverständlich finden. Das ist das Ergebnis einer Studie zur Candidate Experience. Denn wird nicht deutlich, worum es sich bei dem ausgeschriebenen Stellenangebot handelt, kann das zu einer erhöhten Absprungrate im Bewerbungsprozess führen. Dies wird logisch, wenn Sie sich in die Lage des Bewerbers versetzen. Würden Sie sich mit langen, unübersichtliche Texten auseinandersetzten wollen? Vermutlich nicht! Bedenken Sie daher: Die Kombination aus kurzen und informativen Texten ermöglichen einen schnellen, stressfreien Überblick und bleiben dem Kandidaten besser im Gedächtnis. Zusätzlich wird der Bewerber ihnen die Unkompliziertheit mit einer positiven Haltung zum Unternehmen danken.

Denglisch für Recruiter: Recruiting-Phase, Onboarding und Employee Life Cycle 

Seit vielen Jahren hat sich der Begriff Candidate Experience in der Recruiting-Welt etabliert. Doch sollte es nicht viel eher Talent Experience heißen? Es geht darum, das Talent während des kompletten Lebenszyklus zu begleiten. Das bedeutet, Kandidaten müssen durch die Präsenz der Arbeitgebermarke, die richtige Distribution der Stellenausschreibung, den Bewerbungsprozess, die Einstellung bis hin zum letzten Arbeitstag und darüber hinaus begleitet und aktiv betreut werden. In vielen Fällen fokussieren sich Unternehmen auf ganz bestimmte Bestandteile z. B. ihrer Recruiting-Prozesse und vergessen dabei, dass die Erfahrung eines Kandidaten nicht nach dem Vorstellungsgespräch endet. Besonders in unserer heutigen digitalen Welt bedeutet dies, dass Stolpersteine im Job, fehlende Informationen, schlechte Erfahrungen und Ungereimtheiten mit Gott und der Welt kommuniziert werden. Und genau das ist schlecht für die Reputation Ihres Unternehmens und führt dementsprechend auch zu schlechteren Einstellungsquoten und zusätzlicher Recruiting-Arbeit. 

Ein Lebenszyklus, keine Etappenziele.

Die größte Herausforderung in der Praxis ist die Distanzierung vom Silo-Denken. Ein wirklich weit verbreitetes Phänomen in allen Recruiting-Belangen. Besonders hinsichtlich Social Media haben Konsistenz, Transparenz und Kommunikation schon längst Leitfunktionen eingenommen. Recruiting ist also nicht mehr nur ein simpler operativer Prozess, der zur Besetzung einer offenen Position führt – es ist eine komplexe und strategische Funktion. Dabei steht das Bedürfnis und die Wahrnehmung des Kandidaten im Fokus einer jeden Prozessentscheidung. Das heißt, ich als Recruiter muss mir zuallererst überlegen, welche Bestandteile mein Recruiting-Prozess haben soll und wie ich diesen sinnvoll aufeinander aufbaue. 

• Die Erstellung einer oder mehrerer Candidate Personas ist sinnvoll, um fokussiert zu bleiben.
• Das Ranking von Aufgaben, Anforderungen und Benefits hilft dabei, Prioritäten zu setzen und den Kandidaten nicht mit zu vielen Informationen zu überschwemmen.
• Die Formulierung der Stellenanzeige muss zu Ihrer restlichen CI passen: Siezen Sie oder Duzen Sie? 
• Die Auswahl der richtigen Kanäle bestimmt Ihren Erfolg mit. 
• Die Stellenanzeige, Karriereseite und das Bewerbungsformular müssen eine konsistente Message vermitteln.

Feedback rockt: Transparenz als A und O der Candidate Experience.

Eigentlich ist es ganz einfach: Jeder Kandidat möchte gerne wissen, woran er ist und wie der weitere Weg aussieht. Wenn wir uns selbst einmal an die Nase packen, stellen wir schnell fest: Es geht um die Sicherheit. Ist meine Bewerbung angekommen? Was sind die nächsten Schritte? Wann bekomme ich Feedback? Wer ist involviert und warum habe ich eine Absage erhalten? Wenn Sie diese offene Kommunikation und Transparenz als Grundlage Ihrer Recruiting-Prozesse nehmen, haben Sie schon ein gutes Stück Richtung positiver Candidate Experience zurückgelegt. 

Einsatz und Risiko? Können wir wirklich planen?

Wir wissen, wir müssen den Kandidaten als Mittelpunkt unseres Recruitings sehen. Wir müssen unsere Stellen zielgruppengerecht optimieren und unsere Prozesse so benutzerfreundlich wie möglich aufbauen. Und wir müssen offen und transparent kommunizieren – und zwar jeden Schritt auf dem Weg zum ersten Arbeitstag. Aber können wir eine positive Candidate Experience zu 100 % planen? Fakt ist, auf beiden Seiten stehen Menschen. Recruiter und Bewerber handeln in vielen Situationen weiterhin intuitiv und manchmal sogar impulsiv. Wir können es nicht immer jedem recht machen! Aber wir können versuchen, das Risiko einer schlechten Reputation zu minimieren, indem wir die volle Bandbreite unserer Möglichkeiten einsetzen, um den Kandidaten zu unserem König zu machen.